ThunderDocVault bei Praxis Edel & Weiß
Zahnarztpraxis · rund 100 Mitarbeitende · Nürnberg
Ausgangslage
Die Belegverarbeitung der Praxis lief vollständig manuell – drei Mitarbeitende, verteilte Ablage, kein durchgängiges System. Die Folge: Beleg-Chaos und ein dauerhafter Rückstand von rund drei Monaten. Abrechnungen blieben liegen, ausgehende Rechnungen wurden nicht nachgehalten, Mahnungen häuften sich.
Lösung
ThunderDocVault – eine KI-gestützte Dokumenten- und Buchhaltungsplattform, die ich ursprünglich für den eigenen Bedarf entwickelt habe – wurde on-premise direkt in der Praxis installiert. Jeder eingehende Beleg durchläuft eine 7-stufige KI-Pipeline: Texterkennung, automatische Kategorisierung, Zusammenfassung, strukturierte Rechnungsextraktion und Zuordnung zu Kontakten und Akten.
Eine integrierte Buchhaltung (SKR03/04, DATEV-Export, automatischer Zahlungsabgleich) und ein KI-Chat-Assistent machen jeden Vorgang in Sekunden auffindbar. Entscheidend für eine Zahnarztpraxis: Sämtliche Dokumente und die komplette KI-Analyse bleiben im Haus – die lokale Installation war für die sensiblen Daten Voraussetzung, keine Cloud.
Ergebnis
- Der Drei-Monats-Rückstand ist abgebaut, das Beleg-Chaos dauerhaft aufgeräumt
- Personalaufwand um eine volle Stelle reduziert
- Das verbleibende Team arbeitet wieder am Kerngeschäft statt an der Belegablage
„Ein Unterschied wie Tag und Nacht, seitdem das System im Einsatz ist."
Eingesetzte Technik: React · Express · PostgreSQL (pgvector) · lokales LLM (Ollama) · Docker
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